Business English in Your Everyday Agency Life

Weiterbildungsprogramm bei Convensis

Das interne Weiterbildungsprogramm hat bei der Convensis GmbH Tradition und wird gleichzeitig ständig erweitert um neue Formate und Inhalte. Neben einem ausführlichen E-Learning-Programm, das vor allem im Rahmen des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen zum Einsatz kommt und von Convensis-COO Susanne Hencke initiiert wurde, finden regelmäßig Workshops und Seminare durch interne und externe Experten statt.

Das neueste Programm in dieser Reihe stellt der nicht zu unterschätzende Bereich „Business Englisch“ dar. Ausgewiesener Experte ist hier Marc Steinberger, geschätztes Mitglied im Team Relations. Marc Steinsberger, der auch Familie an der amerikanisch East Coast hat, absolvierte sein Masterstudium in „Adult and Organizational Development“ an der Temple University in Philadelphia. Nach seiner Rückkehr in die schwäbische Metropole, jongliert er bei Convensis täglich mit der deutschen wie englischen Sprache. So verantwortet er bei Convensis das Projektmanagement verschiedener Kunden auf dem amerikanischen und internationalen Markt.

Lesson #1: How to write an email

Natürlich verfügen die Convensis-Teams bereits über ausgeprägte und erprobte Business English-Kenntnisse. Aber: Man lernt nie aus! Und das Auffrischen der Sprachkenntnisse gehört während der aktuellen Pandemie ohnehin zu den Top 10 der Trend-Hobbies.

In Lesson No. 1 ging es um um das englischsprachige Verfassen der Textform, mit der wir wohl alle am häufigsten zu tun haben: Der Email. Easier said than done!

„Common Knowledge“, mag sich jetzt der ein oder andere denken, aber weit gefehlt! Während einiges selbsterklärend ist, verbirgt sich hinter anderem so manches Fettnäpfchen, watch out! Übrigens: Einiges davon darf gerne auch beim Verfassen deutschsprachiger Emails berücksichtigt werden (z.B. siehe 3. Introduction „Start with something nice“) 😉

Wie jeder Text, folgt auch die Email einer Struktur. Neben „Einleitung“, „Hauptteil“ und „Schluss“ gibt es weitere Textbausteine:

Structure
1. Subject line
2. Salutation
3. Introduction
4. Body
5. Closing

  • 1. Subject Line

    • Concise: What is the reason for you reaching out?
    • If you use a Date and Time:
      • mind the 12h time format in the US (am & pm)
      • Tipp: Use the receiver’s time instead of yours
      • mind the different date format: MM/DD/YYYY
        Or write the date: January 1, 2021
        Want to add the day of the week? à Monday, January 1, 2021.

  • 2. Salutation

    • Less formal: „Hello“, „Hi“
    • Use the person’s title: Dear Prof. Hencke
    • Very formal and impersonal: To whom it may concern
    • very common in American English: Dear + firstname
  • 3. Introduction

    •  Start with something nice J
    • Also remember to capitalize the first letter.

    “I hope this message finds you well.”

    “I hope you are doing well.”

    “Thank you so much for your message/interest…”

    “I am sorry for the delay of my response.”

    “Please apologize my late response/me getting back to you just now”

    “Thank you for your patience”

  • 4. Body

    • Start with a sentence, explain the matter of your email.
      “I am reaching out to you with the hopes/concerning/regarding…”
      “I would like to follow up/confirm/clarify/specify…”
    • End your body text on a positive note.
      “I am looking forward to hearing from you.”
      “I am looking forward to your response/feedback”
      “I am eager to hear your thoughts on this.”
      “Once you get a chance, please let me know your thoughts on this.”
      “Please feel free to reach out if you might need anything else..”
      “Please don’t hesitate to contact me…”
    • A bit more serious:
      “Please get back to me at your earliest convenience.”
    • In general:
      • Try to variate your sentence structure.
      • Keep it simple!
      • Especially American English is less formal than German – less formal doesn’t mean less respectful.
  • 5. Closing

    • Has to match the tonality of the message in general, and the salutation in particular.

    Formal, but common: “Best regards,” or “Kind regards,”

    Very formal (rarely used in an email): “Sincerely,” or “Sincerely yours,”

    Less formal: “Best,” or  “Thanks,” or “Thanks again,”

Any questions left? For now, we’re happy and say “thanks, Marc!”