Nicht ohne Dialog – interne Kommunikation nach der Coronapandemie

Zu sagen, dass die Arbeitswelt in einem Transformationsprozess stecktkommt fast schon einem Klischee gleich. Das macht es aber nicht weniger wahr – und dieser Wandel betrifft insbesondere auch die interne Kommunikation. Ob demografischer Wandel und der damit einhergehende Arbeitskräftemangel, die Klimakrise und die Verunsicherung bezüglich der Zukunft, neue Ansprüche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – die interne Kommunikation sieht sich zahlreichen Herausforderungen ausgesetzt. Gleichzeitig hat sie durch die Digitalisierung und New-Work neue Werkzeuge und Möglichkeiten erhalten. Spätestens seit der Coronapandemie ist den meisten Führungskräften die Bedeutung der internen Kommunikation für ihr Unternehmen bewusst. In der neuen Arbeitswelt setzt sich die interne Kommunikation neue Ziele – und nimmt neue Chancen wahr.

Zitat von Prof. Dr. Stefan Hencke, Convensis-CEO:

„Wir beraten unsere Kundinnen und Kunden seit mehr als zwei Jahrzehnten zur Kommunikation in ihren Unternehmen. Es hat sich viel getan. Heutzutage geht es nicht mehr nur darum zu informieren. Wir helfen unseren Kundinnen und Kunden, zu mobilisieren: Motivation zu schaffen, die Identifikation mit dem Unternehmen zu verstärken und Mitarbeitende in das Unternehmen zu integrieren. Auch die Instrumente der internen Kommunikation sind andere geworden. Die Mitarbeiterzeitschrift, Flyer und Aushänge spielen zwar weiterhin eine große Rolle – dazu kommen aber nun Social Intranets, interne Apps für Mitarbeitende und der verstärkte Einsatz von neuen Formaten und Bewegtbild-Content. Generell ist die interne Kommunikation in Deutschland professioneller geworden und wird strategischer eingesetzt.“

Erreichbarkeit – für alle Mitarbeitenden

Digitale Medien unterstützen heute nicht mehr nur die Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit. Sie sind in vielen Bereichen die Voraussetzung dafür, dass sie überhaupt arbeiten können. Ohne Absprachen per Videokonferenzen oder Chats über Slack, Microsoft Teams oder Zoom funktioniert für viele fast nichts mehr. E-Mails sind schon viel länger im Einsatz und ebenfalls nicht wegzudenken.

Zentrale Aufgabe der internen Kommunikation ist, die Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden herzustellen – gleichzeitig aber auch Ablenkung durch ständige Pop-up-Messages und E-Mail-Benachrichtigungen zu minimieren. Viele Unternehmen versuchen bereits die Flut an Meldungen einzudämmen, die die Mitarbeitenden täglich durch zahlreiche E-Mails oder Chatnachrichten erreicht.

Es geht aber nicht nur darum, die Kommunikationskanäle zu optimieren. Gerade in Bereichen wie Logistik und Fertigung arbeiten viele nicht täglich am Schreibtisch und haben somit keinen Zugriff auf digitale Kanäle der Unternehmenskommunikation. Neue Strategien sollen auch sie erreichen – so hat unser Advisors-Team die Einführung eines Social-Intranets von Staffbase und der dazugehörigen Mitarbeitenden-App für Kunden begleitet:

Zitat von Marc Steinsberger, Teamleiter Advisors:

„Für die meisten von uns ist es selbstverständlich, privat über mobile Apps Informationen auszutauschen. Dieses Potential lässt sich auch für die interne Kommunikation in Unternehmen nutzen – und bietet dabei neue Möglichkeiten: Über das Social-Intranet und die Mitarbeitenden-App, bei deren Einführung wir Staffbase unterstützt haben, bleiben die Mitarbeitenden zu Unternehmensnews stets auf dem Laufenden und können HR-Prozesse wie den Urlaubsantrag oder eine Krankmeldung abwickeln.

Sie haben aber auch die Möglichkeit, gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen Gruppen zu bilden und sich dort auszutauschen, Beiträge zu verfassen und zu kommentieren sowie sich über den Chat zu verbinden. Für die interne Kommunikation bringt das zwei entscheidende Vorteile: Mitarbeitende, die in ihrem Alltag nicht am Computer sitzen, sondern etwa in der Produktion, auf der Verkaufsfläche oder bei den Kundinnen und Kunden vor Ort arbeiten, sind nun nicht mehr vom Intranet und den damit verbunden News abgeschnitten. Außerdem wird die interne Kommunikation gewissermaßen demokratisiert und pluralisiert – Mitarbeitende können sich aktiv an ihr beteiligen und Themen mitgestalten. Die Kommunikation wird zum Dialog.“

Neue Führung in einer neuen Arbeitswelt

Um die Transformationsprozesse erfolgreich zu bewältigen, braucht es die geeignete Führungsstrategie – auch bei der internen Kommunikation. Der Informationsfluss von oben nach unten hat ausgedient, die Kommunikation erfolgt in der neuen Arbeitswelt zunehmend auf Augenhöhe. Dabei muss insbesondere auf die Bedürfnisse verschiedener Gruppen von Beschäftigten eingegangen werden, die sehr unterschiedlich sein können: Work-Life-Balance, Gesundheit und Resilienz spielen eine gesteigerte Rolle und müssen auch bei der internen Kommunikation verstärkt angesprochen werden.

Und auch wenn das Top-Down-Schema nicht mehr die ganze interne Kommunikation bestimmt, ist eine gelungene Führungskommunikation nach wie vor entscheidend. Sie wird durch digitale Medien zunehmend persönlicher gestaltet: Die Videoansprache des CEO, gestreamte Fragen-und-Antworten-Runden mit dem Bereichsleiter oder Events wie Kick-offs, die teils hybrid stattfinden, sind spätestens seit der Coronakrise in den meisten großen und vielen mittelständischen Unternehmen üblich.

Wertekommunikation – nicht nur für die Generation Z

In einer sich verändernden Welt wird von Unternehmen immer mehr verlangt, gesellschaftliche Verantwortung zu übernehmen – vor allem die Generation Z fordert von ihrem Arbeitgeber immer stärker das Verfolgen von Werten wie Nachhaltigkeit und sozialer Verantwortung. Aber auch andere Beschäftigte verlangen zunehmend nach einer Unternehmenskultur, in der Werte und Visionen fest verankert sind. In Zeiten gesellschaftlicher Verunsicherung und politischer Spaltung ist es eine Herausforderung, das auch zu schaffen. Die Werte des Unternehmens sollten bei der internen Kommunikation stets zum Tragen kommen – am besten gelingt das, wenn man die Mitarbeitenden sie selbst kommunizieren lässt. So kann ein gemeinsamer Nenner gefunden werden; und die Mitarbeitenden können sich stärker mit ihrem Unternehmen identifizieren.

Mitsprache statt Top-Down-Kommunikation

Ob es also um Wertekommunikation geht, um Teilnahme und Motivation oder um die Streuung von Informationen – die entscheidende Entwicklung, die sich über alle Bereiche der internen Kommunikation erstreckt, ist die verstärkte Beteiligung der Mitarbeitenden. Sie werden nicht nur als Zielgruppe der Kommunikation ernster genommen, sondern sind mit ihren Beiträgen selbst essenzieller und wertgeschätzter Bestandteil der Kommunikationsstrategie.

Ihre Mitsprache sollte bei allen Aktivitäten präsent sein: Beschäftigte können zum Feedback aufgefordert werden, im Intranet oder auf Social-Media-Kanälen des Unternehmens zu Wort kommen und somit die Möglichkeit haben, Selbstverantwortung und Individualität zu zeigen.

Zitat von Dr. Frithjof Haider, Senior Manager Communications bei Convensis:

„Wir empfehlen unseren Kundinnen und Kunden Maßnahmen, um ihre interne Kommunikation authentisch zu gestalten. Es ist wichtig, die Mitarbeitenden für sich selbst sprechen zu lassen und nicht über sie, sondern mit ihnen zu kommunizieren. Also zum Beispiel, statt einer kurzen Intranetmeldung ein Videointerview mit einem Projektbeteiligten zu entwickeln. Die Mitarbeitenden sind unverzichtbarer Bestandteil der internen Kommunikation. In der neuen Medienwelt liefern sie selbst Themen und kommunizieren Werte – so erfahren sie Wertschätzung und werden motiviert, aktive Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Kommunikationsstrategie des Unternehmens zu sein.“

Quellen: